In een eerder artikel (Waarom we rouwig zijn om veranderingen) werd het verband gelegd tussen verandering en het verwerkingsproces dat betrokkenen doorgaan. Dit is een proces dat voor elke betrokkene een eigen verloop kent. Elk individu heeft een andere uitgangspositie bij aanvang van een traject en zo zal de verandering voor een ieder een ander verhaal opleveren. Terugspeeltheater helpt deze verhalen invoelbaar te maken, en kan daarom juist in een vroeg stadium van grote waarde zijn.
Leiding geven aan een organisatie draait om keuzes maken. Ook zult u moeten laveren tussen de verschillende belangen die mensen binnen (en buiten) uw organisatie hebben. Een recent voorbeeld is de overname van een middelgrote supermarktketen door drie concurrenten. Werknemers van de overgenomen supermarkt zullen worden ondergebracht bij een nieuw bedrijf met een geheel eigen bedrijfscultuur en andere klantbenadering. Ook het eigen personeel krijgt plots te maken met nieuwe collega’s die een andere manier van werken gewend zijn.
Een verandering van werken als deze kan binnen de organisatie veel wrevel opleveren. Zeker omdat, afhankelijk van de omvang van de organisatie, niet iedereen op de hoogte kan zijn van een voorgenomen verkoop. Waar wrevel is, zijn verhalen. Het is goed om deze gevoelens zo vroeg mogelijk te erkennen. Daar kan Terugspeeltheater uitkomst bieden.
Betrokkenheid als indicatie voor een verhaal
In het geval van een grote supermarktketen met tientallen filialen gaat de verandering duizenden mensen aan. Er zijn scholieren die in hun vrije uren een mooie bijbaan hebben in de winkel, maar ook ouder personeel dat een vaste aanstelling heeft, en iedere vestiging een filiaalmanager. Zij hebben dag in dag uit met klanten te maken, en voelen ook die band met het winkelend publiek. Dan zijn er diegenen die in de bevoorrading werken: van bakkerijmedewerkers tot werknemers in de distributiecentra. Hoe verschillend de aard van de werkzaamheden is, zo verschillend is ook reden voor mensen om het werk te doen en hun ideeën over de toekomst. En zo zal de betrokkenheid van de ene medewerker bij het bedrijf groter zijn dan de andere medewerker.
Indien u als bestuurder van een organisatie plannen maakt voor de (middel)lange termijn, zal een goede marktverkenning daar het fundament vormen. Middels sterkte/zwakte-analyses kan de positie van het bedrijf binnen de markt worden bepaald. Uiteraard moeten de belangen van het personeel ook worden meegewogen. Maar hoe kunt u ze betrekken, en in welke mate doet u dat? In een grootwinkelbedrijf met tientallen vestigingen dringt zich bovendien de vraag op, wie te betrekken bij het verandertraject. Van wie verwacht je als organisatie de beste ideeën? Wie is er betrokken bij de organisatie en is bereid daarin mee te denken? En in welke mate is die betrokkenheid er?
Bedenkt u zich dat elke mate van betrokkenheid leidt tot een relatie met uw organisatie en daarmee ook resulteert in een verhaal. Dat kan een verhaal zijn waarin de werknemer iedere dag met lichte tegenzin naar het werk gaat. Het kan een verhaal zijn waarin uw medewerker een vaste baken vormt in de dag van sommige klanten. Maar dat kan net zo goed een directe betrokkenheid zijn bij de organisatie en hoe deze geleid wordt. Misschien is het daarmee wel een verhaal over de medewerker die het klantgedrag ziet veranderen. Of het verhaal van een filiaalmanager die elke dag ervoor gaat om van het winkelmerk het sterkste te maken. Een franchiser die zijn ziel en zaligheid heeft gelegd in het opbouwen van zijn winkels, maar wars is van veranderingen van bovenaf.
Stuk voor stuk verhalen van mensen die bij uw organisatie werken en elk hun eigen belang hebben. Het is logisch te denken dat met name de mensen met beslissingsbevoegdheid op regionaal of in een winkel het meest betrokken zijn bij de organisatie en dat ben hen de meeste ideeën leven. Maar vergeet niet dat collega’s onderling met elkaar praten. Wellicht is het dan toch interessant op zoek te gaan naar het equivalent van de koffieautomaat binnen uw organisatie?
Bedenk u ook dat elk personeelslid tegelijkertijd ook consument is en daardoor weet heeft van wat er speelt in een bepaald segment van de markt.
Profiteer van betrokkenheid
Bij het maken van plannen voor de onderneming kan het, kortom, lonend zijn om uw collega’s uit alle lagen van de organisatie te betrekken. Niet alleen omdat elk van hen u in potentie een inzicht kan verschaffen of juist een bepaalde denkrichting kan bevestigen. Het belonen van betrokkenheid kan de algehele waardering en inzet voor de organisatie vergroten. Iemand die zich gehoord voelt, zal ook geactiveerd worden in het actief meedenken en bijdragen aan de verdere ontwikkeling van de organisatie.
Terug naar de vraag wie te betrekken bij het vormen van beleid. Zet u het totale potentieel in van uw organisatie of gaat u voor diegenen die al met enige regelmaat actief nadenken over de koers van het bedrijf? In beide scenario’s kan Terugspeeltheater (of een afgeleide daarvan) uitkomst bieden.
Werknemers betrekken bij toekomstplannen
Indien gekozen wordt voor totale betrokkenheid zijn er een aantal smaken. Het organiseren van fysieke bijeenkomsten op vestigingsniveau levert wellicht een schat aan informatie op. Bijkomend nadeel is echter dat het eveneens arbeidsintensief en tijdrovend kan zijn. Immers, voor elke bijeenkomst moet personeel worden vrijgemaakt en faciliteiten worden geregeld. Een optie is om voor dergelijke bijeenkomsten diverse vestigingen te clusteren. Het voordeel daarvan is tevens dat werknemers van verschillende filialen elkaar leren kennen en inspireren.
In het geval van fysieke bijeenkomsten kan Terugspeeltheater uitkomst bieden. Door verhalen terug te spelen over trots, toekomstdromen, werkcultuur en dagelijkse ergernissen komt niet alleen het individuele personeelslid centraal te staan (ondanks diens positie). Doordat Terugspeeltheater Amsterdam speelt met het verhaal en daarbij (mede) op zoek gaat naar de universaliteit geven de verhalen van enkelen het zetje aan het gesprek tussen (groepen) werknemers onderling.
De acteurs en muzikanten vinden hun voeding in de verhalen binnen uw organisatie, en gaan met u op zoek naar wat er binnen het bedrijf speelt. Het stellen van de juiste vraag is niet zelden de sleutel tot het verhaal. Om het gesprek echter op gang te brengen voelt het vaak veiliger in een kleinere groep. Een voorstelling kan worden voorafgegaan door diverse workshops op maat, waarin deelnemers al ‘op verhaal’ komen. Een combinatie met andere theatervormen, zoals regietheater kan hiervoor de basis vormen.
Een laagdrempeliger methode van inzamelen van inzichten is het houden van een enquête onder personeelsleden. Ook hier is vraagstelling cruciaal. Vanzelfsprekend kunnen we hier onze expertise inzetten en met u meedenken over de vraagstelling.
De keuze om het aantal te betrekken personeel te beperken tot een kleinere groep kan evenwel begrijpelijk zijn om diverse redenen. De selectie van deelnemers kan worden gedaan door afgevaardigden te kiezen per vestigingen. Een andere optie is te werken op volgorde van aanmelding. Of u nodigt bijvoorbeeld alleen teamleiders of filiaalhouders uit.
Verder geldt in dit geval ook weer dat een voorstelling vooraf gegaan kan worden door een vragenlijst of een (korte) workshop (bijv. brainstormen over ontwikkelrichtingen) met kleinere groepen.
Samen verder in het verandertraject
Door werknemers binnen de organisatie al meteen te betrekken in de keuzes, zal het makkelijker worden om op korte termijn een gezamenlijke koers te bepalen. Het voordeel van vroeg bijeenkomen is dat iedereen de gelegenheid heeft om zijn of haar waarnemingen en ervaringen te delen. Het activeert ook het denken in het collectief, en verhoogt de betrokkenheid. Daarnaast bestendigt het de te maken besluiten, doordat u nu uw totale potentieel inzet om tot de juiste keuze te komen.
Dat neemt niet weg dát er een keuze gemaakt zal moeten worden en dat het nooit lukt om iedereen daarin mee te nemen. De ene persoon zal proberen vast te houden aan zijn droombeeld, terwijl de andere liefst vandaag al in de nieuwe situatie gaat werken. Het verandertraject gaat daadwerkelijk van start. Uiteraard is het ook in de volgende stadia de vinger aan de pols te houden. Daarop, en de rol die TTA daar in kan spelen, zal in een volgend artikel worden ingegaan.